关于档案管理论现代信息技术对高校学生档案管理影响科研方法与

【摘要】 现代信息技术的迅猛发展加快了高校学生档案数字化的建设，改变了管理人员对档案管理工作的传统观念，而且提高了档案管理的规范化程度和实效性、安全性，对完善我国高校人才培养系统有着重要的意义。
【关键词】 学生档案管理 信息技术 高校 影响
1006-5962（2013）02（b）-0242-01
学生档案是人事档案的重要组成部分，是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的文字、表格及其他各种形式的历史记录。随着科学技术的不断提高以及互联网技术的日渐成熟，人工管理档案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和维护等问题日益暴露，面临着改革和更新。现代信息技术的发展和普及促使高校学生档案管理从传统的纸质档案向现代化的电子档案转变。高校为了适应这一转变，强化了档案管理队伍的建设，并改革档案管理模式，促使档案管理工作的观念、手段和方式出现了重大变化。
1 提高了对高校学生档案管理的重视程度
现代化信息技术更新了高校的档案管理技术条件，档案管理理念也随之而逐步完善。国内越来越多的高校改变了“档案管理只是辅助性工作”的传统观念，把学生档案管理等工作作为学生管理体系的重要组成部分。同时，信息技术管理复杂性的提高促使高校针对档案管理工作，建立了一套较为健全的培养、考核机制，完善了档案管理的配套设施。在这一系列条件和机制的影响下，档案管理人员更加认识到档案管理对促进学生全面发展、完善高效人才培养制度、促进学生就业择业等方面的重要作者用，提高了重视程度。此外，现代化信息技术转变了学生档案管理工作的思路，增强了工作人员的创新意识。各高校为了适应电子档案管理的需要，提高了对人员的专业素质考核，要求管理员具备灵活操作电子档案管理系统的能力，并切实履行工作职责。工作条件和工作要求的变化促使管理员调整管理理念，适应档案来源、工作方法、档案载体等方面的变化，从而提高了管理员对工作的重视程度。
2 强化了高校学生档案管理工作的规范化程度
档案管理工作对细节有着极为严格的要求。管理员不仅要对学生的学籍信息、学历材料、处分记录、毕业成绩等进行归类整理，而且要在保存、维护、传递等环节中都要注重细节性操作，确保档案信息的准确无误。这些细节要求在纸质档案管理中容易出现混乱，即耗费大量的人力，又难以保障信息的准确性。而利用信息化技术建成的电子档案则能够很好地弥补纸质档案管理的不足和弊病，可以在建立学生的档案的时候即进行信息的有效筛检，并在系统中归类、保存信息，创建检索词条，提高信息筛选、查找的速度和效率，最大限度地减少人为翻找的所耗源于：毕业设计论文格式www.618jyw.com
费的人力和时间，使得管理工作规范化、科学化。同时，现代信息技术的发展扩大了高校学生档案建立和管理的范围。具备技术条件的高校可以从学生人校时便发给新生入学登记卡，由学生本人填写过、院系鉴定审核后进行归档，把学生的档案信息直接录入管理系统中，从根源开始加强高校学生电子档案的建立工作。此外，高校还可以通过建立电子档案来扩大信息的存储量，记录更多的学生信息，如活动记录、考场记录、宿舍情况、毕业生信息反馈等，使得档案信息更全面、更规范。
3 增加了高校学生档案的时效性和安全性
信息化的高校学生档案管理不仅可以实现档案信息的规范化，而且可以在一定程度上增加高校学生档案的时效性，提高档案的利用程度。相关管理员可以运用信息技术及时、快速地输入学生的信息，并借助发达的互联网技术实现同时传播和分享，使得其他管理员、教师、学生等不同身份的人员能够在第一时间获取有用信息，真正发挥了高校留存学生档案的作用。此外，现代信息技术还能完善高校的档案管理模式和制度，并通过信息技术的落实来提高学生档案信息的安全性，维护学生的隐私权。管理员依照工作规范，凭借专业素质和安全管理意识，努力完善学生档案的存储、利用环境，能够最大程度地减少因粗心等因素而造成的信息错漏现象，提高档案的管理效率。
4 打破了高校学生档案管理的时空限制
信息技术实现了档案信息的扩大化，突破了传统人工档案管理的时间、空间限制，最大程度地促进了信息的时空交流和共享，实现学生档案信息利用的最大化。电子信息技术分离了传统的纸质载体和档案内容，为档案管理中的分别管理奠定技术基础。这将减轻高校的信息管理压力，促进电子档案馆中的内容进行丰富及更新，以实现资源需求者对于资源共享的要求。同时，信息技术还消除了传统纸质档案的管理障碍，如档案管理工作太过零碎、难以及时更新管理等。目前我国部分高校的学生档案信息仍通过学生处等社团机构来收集、上报，并由学院辅导员负责整理。信息的收集是档案管理的开端，具有十分重要的意义。但这些工作一直没有得到院系的充分重视而匆匆完成，甚至到了学生毕业之际才以突击的方式进行信息收集整理。这样的工作方式和态度往往使得高校学生档案管理工作变得十分仓促，档案混乱且容易出现缺失遗漏问题。现代信息技术的应用则能够很好地克服这一问题。档案管理员需要根据电子档案的特征来逐步建立数据库，在格式规范下逐步填写具体的信息内容。此外，电子档案管理系统的时间能够避免和杜绝各院系工作人员以突击整理的方式上报学生信息，要求各院必须在固定的时间内汇总学生的相关信息。这些工作的落实能够最大程度地保证了高校学生档案管理工作的顺利进行，为档案信息的时空交流奠定基础。
5 结语
现代信息技术在高校学生档案管理工作上的应用能促进管理员对工作的重视程度，提高档案管理工作的规范性、时效性和安全性，并打破时空限制，扩大信息交流共享的范围，实现档案信息利用的最大化。高校应充分重视档案管理的信息化，通过引入先进数据库技术、提高人员素质、改革管理模式等途径，全面实现档案管理的数字化，促进高校人才培养系统的完善。
参考文献
游晓莉.关于高校学生档案信息化管理的几点思考[J].文教资料.2009（30）：39-42.
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