试议示范性高职院校档案管理建设探讨

【摘要】学校档案是学校历史的见证和沉淀，更是学校不可多得的文化财富。档案管理工作作为高职院校的一项基础性工作，也是高职院校管理工作的重要组成部分。随着示范性高职院校建设步伐的加速，高职院校档案管理工作面对着新的机遇和挑战。文章针对在示范性高职院校建设历程中，高职院校档案管理工作中有着的不足，以档案管理意识、档案管理队伍建设及档案利用途径等方面提出相应的对策倡议，为示范性高职院校建设工作的正常开展保驾护航。
【关键词】示范高职院校档案管理
1006－9682（2012）08－0116－02
自2006年开始，教育部、财政部启动了国家示范性高职院校建设计划工作，通过重点建设高水平的100所国家示范性高职院校，带动全国高职院校深化革新与加速进展，加强内涵建设，提升教育质量，增强服务经济社会的能力，提升我国高职教育的整体水平，示范性高职院校建设是我国高职教育革新和进展的一项重大工程。而高职示范校在学校规模、管理方式、机构设置和专业设置等方面发生的调整和变化，又给档案管理工作带来新的机遇和挑战。

一、高职院校档案管理建设近况

高职院校档案是高职院校在长期教育教学工作、学校管理、科研、实习实训、基建和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的信息资料。档案管理工作是高职院校管理工作的一个很重要的组成部分。
1．档案管理意识薄弱
在高职教育革新人才培养方式、重视提升教育教学质量和突出办学特点建设的进展进程中，很多高职院校的档案管理工作没有跟上高职教育快速革新进展的步伐，相当一部分的一线教师和一般的事务性、业务性工作人员对档案和档案工作不甚了解，有些部门为图自己工作方便不愿把公务活动中形成的公务文件材料、教学、科研、基建、设备、录音录像等相关材料送交档案部门集中统一管理。档案意识淡薄直接影响了档案收集的齐全性、完整性。
2．档案管理队伍素质有待进一步加强
档案管理工作是一项集服务性、科学性、文化性和政治性相统一的专业工作，专职管理人员是高职院校档案管理工作有效开展的主力和保证。现阶段，高职院校档案管理人员中具备档案专业知识的人员较少。高职院校档案管理人员多数由行政管理人员兼任，相当一部分是“半路出家”，缺乏档案专业知识与技能，大多只是参与了由当地档案部门组织的培训，缺乏全面的档案业务技能的训练，档案工作业务知识更新不及时，档案工作革新能力不强。一般只是以事日常的接收、归档、保管等简单的常规性、事务性工作，综合素质和能力不能很好地适应档案管理规范化、信息化、现代化的进展走势。
3．档案利用率较低
档案管理工作也是一项服务性工作，能否合理利用档案，发挥档案的应有作用是档案管理工作的根本目的。因为档案信息管理还处于封闭或半封闭状态，档案管理人员服务意识不强，缺乏主动性，同时受传统保密观念的影响，使档案没受到足够的重视，致使档案利用率低，没能发挥应有的作用。高职院校档案管理的内容仍是以基建、党务、行政、教学、财会类档案为主，其他门类的档案如照片档案、声音档案、影像档案、实物档案等方面的档案材料数量很少，以而导致档案利用面狭窄。

二、示范性高职院校档案管理建设的启迪

一个高职院校的管理水平、进展轨迹、文化积淀、办学特点等，往往可以以其档案管理水平的高低中反映出来。示范性高职院校建设不仅是投资的示范，更是进展的示范、革新的示范和管理的示范。
1．围绕示范性高职院校建设，提升档案管理意识。
随着示范校建设的不断深入，高职示范校建设单位的档案管理部门要在积极探讨和认真总结的基础上进行浅析和归纳，不断提升和强化全校各位成员的档案意识，使档案意识与学校示范校建设工作相匹配，使学校档案真正反映和记录学校建设与进展的历史，成为示范校建设的又一大亮点。以示范校建设的核心任务为档案工作的中心，以学校示范校各项建设工作的实际情况和各层次档案意识近况出发进行有向性调整，将档案意识渗入学校各项规章制度和案例计划的制订之中、渗入到各工作任务的建设历程中，渗入到各级各类岗位人员工作职责执行历程之中，在布置、检查、验收和总结示范校建设各阶段成果的同时，对档案工作同步提出要求和加以考察、审核。
2．加强档案管理队伍建设，推动档案管理规范化。
专职档案管理队伍建设是高职院校档案管理队伍建设的核心部分。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，由此，对其以业人员的素质要求较高。同时，档案工作面对许多新情况、新不足，要求高职院校档案工作者要加强学习，不断提升档案工作业务能力。针对当前档案工作者队伍水平参差不齐的情况，高职院校应有计划、有步骤、分层次地开展档案管理人员岗位培训和继续教育，特别是要加强对刚刚以事档案工作不久的档案工作者和档案员的业务知识的普及和提升，使他们能够尽快具备档案专业知识，迅速胜任自己以事的档案工作。加强电子文件、电子档案管理技术以及计算机网络知识的培训，用新论述、新知识武装头脑，提升素质，指导实践，以适应高等职业教育事业进展对高职院校档案管理的新要求。
3．加强档案管理信息化建设，提升档案管理利用效率。
要实现高职院校档案管理工作的现代化，革新档案信息资源利用的新途径、新策略，必须借助信息化、数字化的技术手段，全面提升高职院校档案管理工作计算机的普及及其网络技术的运用，并以根本上转变过去“重保管、轻利用”的现象，转变观念，提升档案管理利用效率。高职院校应借示范性建设的契机，一是在现有校园网的信息平台上，建立档案网站，有计划地开放目录和现行文件目录，积极创造条件，上载可以公开的档案全文信息，为档案利用者提供网上查询和利用服务，充分发挥档案信息资源服务于教学、科研和用人单位的作用；二是加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为学校重要的信息资源，纳入学校网络办公的总体格局之中，逐步建立学校档案文献数据库。三是进一步加大推广档案管理软件的力度，提升档案管理的现代化技术条件和运用水平，积极主动地为实现高职院校档案管理现代化、全面推动档案信息交换和档案信息资源共享创造条件。
总之，高职院校档案管理建设既要有健全、长效的保障机制，有可行、规范的管理条例，又要有扎实的基础建设和目标明确的实施案例。只有这样，档案管理工作才能稳步、高效推进，并为高职院校示范校建设工作的正常开展保驾护航。
参考文献
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