论信息化建设高校档案信息化建设分析

更新时间:2024-01-28 点赞:4279 浏览:10858 作者:用户投稿原创标记本站原创

【摘 要】档案信息化建设是档案工作在信息时代的必由之路,是时展的必然趋势。本文通过对档案信息化建设内涵的阐述,分析了高校信息化对高校档案工作产生的影响,指出高校档案信息化建设中存在的问题,提出了推进高校档案信息化建设的措施。
【关键词】高校档案 信息化建设 问题 措施
1674-4810(2013)28-0020-02

一、档案信息化建设的内涵

档案信息化是指通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发和利用。
就高校而言,档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础,以档案信息资源为核心,运用信息技术提高高校档案工作现代化水平,以实现高校档案信息的社会化服务为目标的动态过程。

二、高校档案信息化对高校档案工作产生的影响

1.档案信息化建设对高校传统档案工作产生革命性变革

传统的高校档案工作,主要包括收集、整理、编目、立卷、归档和利用,基本上充当打字员和档案保管员的角色。在信息化条件下,高校档案的中心工作发生了革命性改变,传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡,档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移,档案管理通过运用计算机技术开展各项业务工作,如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等,并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接,大幅度提高档案工作的效率和质量。

2.档案信息化衍生出新的档案业务

在信息化环境中,衍生出新的档案业务——电子文件管理。电子文件的出现及管理给档案工作带来了巨大的挑战,电子文件是以二进制代码的形式记录于光盘、磁盘、磁带等载体之上,依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的文件。电子文件的出现,形成了一些新型的档案业务活动,如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动,都体现出强烈的信息化特点。

3.档案信息化对高校档案利用方式的影响

数字化档案信息可使任何一位使用者不受任何时间、空间的限制,这样许多的使用者可以不去档案馆就能查到自己所需资料。节省了时间,提高了效率。网上档案的开放,使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,以便档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。

4.信息化使高校档案管理模式发生改变

实行信息化后,高校档案的管理模式发生了根本性改变,档案信息的存储、加工、管理和利用等各个环节都发生了变化,档案工作逐步由传统手工管理模式转向信息化管理模式。通过数据库的建设,特别是高校网络信息化的建设,实现对档案信息资源的有效管理和利用。使档案管理部门从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,从封闭走向开放,实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息向社会提供服务的转变。

三、高校档案信息化建设中存在的问题

1.观念陈旧,跟不上信息化建设步伐

高校档案信息化建设,是高校档案传统管理转化成档案信息管理的一场革命,是对人的观念的转变。档案管理者的创新理念不仅要与高校教学服务相适应,更要与信息化时代的需要相适应。目前,高校档案管理部门习惯于传统的手工的档案管理模式和方法,重“硬件”建设、轻软件环境,重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等,缺乏档案信息化建设的创新观念,导致档案信息化建设整体发展水平落后于信息社会发展的需要,影响了高校档案事业的科学健康发展。
2.资金来源单

一、无法满足信息化建设需要

高校档案信息化建设需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件,因此,必须要有足够的财力支撑。当前,由于缺少科学的规划管理和专项经费的投入,使得高校档案信息化建设的资金很难保证,对信息化建设中需要的设备几年都不能配齐,有很多学校只配备一台计算机就是对档案信息化建设的投入。对其他如专用软件、网络服务器、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备,不能一一配备齐全。资金几乎完全依靠国家财政投入的单一资金来源,常常是捉襟见肘、缺口较大,在一定程度上制约了档案信息化建设的发展。

3.缺乏统一标准和规范,影响档案信息化建设步伐

缺乏统一标准和规范,建设数字档案馆必须要坚持标准化原则,这是数字档案馆最有力的保障,对数字档案馆资源的查询、存储、输出、管理等方面应做出一个符合国家档案标准的统一规范,为数字档案馆的正常运行提供制度支撑。由于我国高校档案信息化建设尚处在研究和探索的进程当中,在现实实践中,各高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等的不同,缺乏统一的标准和规范。软件在通用性、实用性等方面存在严重不足,相关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境。有的高校甚至根本不指定标准规范。这样不规范、不科学、不统一的标准,为数字档案馆信息资源的利用留下了很大的安全隐患和漏洞,制约着信息交流的范围和程度,直接影响着高校档案信息化建设的步伐。

4.专业人才匮乏,制约了发展的步伐

目前,高校档案信息化人才严重缺乏,根本不能适应当前档案信息化发展的需要。从专业结构看,档案专业和信息技术专业人员极少,既熟悉档案业务,又精通现代化信息技术的人员更是少之又少,档案信息化人才培养非常迫切。

四、推进高校档案信息化建设的措施

1.改变传统的档案管理理念,提高档案人员综合素质,培养高素质专业人才队伍

面对档案信息化,积极鼓励档案工作人员进行相关知识的学习,高校档案部门应定期聘请档案信息化方面的专家,给档案工作人员进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。使档案人员系统学习和掌握档案信息化业务知识、规律和方法,熟悉电子文件加工归档和服务流程,并能利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用。培养高素质的专业人才队伍。开展数字化建设,需要培养一支既精通传统的档案业务,又懂得计算机网络技术的复合型高素质专业人才队伍。要在人才储备和运用上有一套具有吸引力的方案,让优秀年轻的档案人才愿意留在高校档案机构,为高校档案工作服务。这样不仅能适应档案信息化建设的潮流,还能够在机遇中有所创新和发展,有利于高校档案信息资源的开发和利用。

2.确保资金投入

档案信息化需要人、财、物作为基础,一方面,要积极争取领导重视和工作支持。加大学校资金的支持力度。另一方面,加强与社会沟通与支持,拓宽资金来源渠道,档案信息化建设才能有根本保障。

3.创新档案管理制度

结合高校实际情况,制定适应学校信息化建设的档案管理制度和具体实施细则。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案。如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等,确保电子档案的安全性与完整性。通过规章、制度的约束,实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。
总之,高校档案信息化建设是高校档案工作在信息时代的必然选择,是实现高校档案信息资源共享的必然要求,高校档案部门要改变传统的管理观念,运用新的管理模式,充分开发利用档案信息资源,优化档案管理队伍,更好地为学校教学、科研、管理工作,以及广大师生提供更加高效、便捷、优质的服务。
参考文献
冯惠玲、张辑哲.档案学概论(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2006
中国档案学会.中国档案信息化发展的现状与趋势[EB/
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[5]邵岩.新时期推进高校档案信息化建设的几点思考[J].吉林工程技术学院学报,2008(11)
〔责任编辑:肖薇〕源于:论文范例www.618jyw.com
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